Informativa sul trattamento dei dati personali dei dipendenti di Free To X S.r.l. per il servizio di noleggio di veicoli elettrici
Ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE (nel seguito anche “GDPR”)
Free To X S.r.l. è impegnata nel rispetto e nella protezione della tua privacy e desidera che ti senta sicuro sia durante la semplice navigazione sull’App (come di seguito definita) sia nel caso in cui decida di registrarti fornendoci i tuoi dati personali per usufruire dei servizi resi disponibili ai dipendenti di FTX, della società controllante Autostrade per l’Italia S.p.A. (“ASPI”) ovvero di società controllate da e/o collegate ad ASPI medesima (“Dipendenti”). In questa pagina FTX intende fornire alcune informazioni sul trattamento dei dati personali relativi ai Dipendenti che visitano, consultano o utilizzano l’App per dispositivi mobili (“App”) al fine di fruire del servizio di noleggio di biciclette elettriche (“Veicoli), illustrandoti i tuoi diritti sulla privacy e le protezioni offerte dal GDPR e dalla normativa nazionale.
I termini “FTX”, “noi”, “ci”, “nostro” si riferiscono a FTX. Il nostro data protection officer (“DPO”) supervisiona la conformità al GDPR del trattamento dei dati svolto da parte di FTX. L’informativa è resa solo per l’App e non anche per altri siti web eventualmente consultati dai Dipendenti tramite link (per i quali si rinvia alle rispettive informative/policies).
- Il Titolare del trattamento
Free To X S.r.l. (C.F. e P.IVA 16014501007), con sede in A. Bergamini 50, 00159 Roma, è titolare del trattamento dei Tuoi dati personali raccolti tramite l’App (“Free To X” o “Titolare”).
Il Titolare ha nominato ex art. 37 e ss. del GDPR come Responsabile della protezione dei dati (“DPO”), domiciliato per l’incarico presso A. Bergamini 50, 00159 Roma, contattabile per questioni relative al trattamento dei dati personali all’indirizzo e-mail dpo.freetox@pec.autostrade.it
- Tipologia di dati trattati
FTX, direttamente ovvero per il tramite di responsabili e/o sub-responsabili del trattamento appositamente nominati, raccoglie, utilizza, trasferisce, conserva ed elabora i dati personali dei Dipendenti per le finalità di cui al paragrafo 4 della presente Informativa, tra cui per fornire i servizi offerti sull’App ovvero per adempiere ad obblighi di Legge. I dati personali raccolti, (di seguito, “Dati”) sono:
- dati identificativi e di contatto, che comprendono nominativo, nome utente e password, indirizzo di fatturazione, e-mail personale del Dipendente;
- dati finanziari, che comprendono i dettagli della carta di pagamento e i dettagli relativi ai pagamenti effettuati dal Dipendente;
- dati relativi all’utilizzo dei Veicoli, tra cui dati di geolocalizazione che comprendono il percorso e la cronologia delle posizioni del Dipendente rilevati durante il noleggio tramite i sistemi di GPS integrati al Veicolo;
- dati forniti nell’ambito dell’assistenza fornita dal servizio clienti o in caso di sinistro; e dati tecnici e di utilizzo, che comprendono informazioni sul modo in cui il Dipendente utilizza l’App come l’indirizzo IP (Internet Protocol), i dati di accesso, il tipo e la versione del browser, le impostazioni del fuso orario, i tipi e le versioni del plug-in del browser, il sistema operativo e la piattaforma, e altri identificatori tecnologici simili sui dispositivi utilizzati per accedere all’App e a i nostri Veicoli.
- Come raccogliamo i Dati
FTX informa che i Dati raccolti, a mezzo del proprio responsabile al trattamento appositamente nominato da FTX (come illustrato al paragrafo 6), contestualmente alla registrazione all’App e utilizzo dei servizi mediante smartphone, saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile.
- Finalità e base giuridica del trattamento
I Dati sono trattati secondo principi di necessità, minimizzazione dei dati, liceità, correttezza, proporzionalità e trasparenza per le seguenti finalità:
- consentire la registrazione all’App;
- fornire il nostro servizio, inclusa la gestione dei pagamenti e la geolocalizzazione del Veicolo;
- gestire il nostro rapporto con il Dipendente, che include la notifica di modifiche o aggiornamenti al nostro servizio, ai termini e condizioni di utilizzo del servizio o informativa sulla privacy, rispondere a qualsiasi domanda e altre attività simili;
- per amministrare e proteggere la nostra attività (anche su richiesta delle autorità pubbliche), i nostri Veicoli e l’App, anche tramite geolocalizzazione, l’attività di risoluzione dei problemi, analisi dei dati, test, la manutenzione del sistema, supporto, segnalazione, hosting dei dati e altre attività simili;
- adempiere agli obblighi di legge e rispondere alle richieste delle autorità competenti.
È escluso qualsiasi trattamento dei Dati da parte di FTX per finalità diverse da quelle sopra elencate e, in ogni caso, non inerenti al servizio di noleggio dei Veicoli.
Le basi giuridiche per ciascuna delle predette finalità di trattamento sono le seguenti:
- esecuzione del contratto o di misure precontrattuali dietro richiesta del Dipendente;
- il nostro legittimo interesse, salvo opposizione del Dipendente, che include gestire la nostra attività, mantenere i nostri Veicoli, garantire l’affidabilità dei servizi IT e della sicurezza della rete, prevenire frodi, recupero del debito, riorganizzazione aziendale o ristrutturazione dell’azienda;
- adempimento di un nostro obbligo legale, tra cui obblighi di conservazione dei documenti;
- il consenso espresso del Dipendente.
Se i Dati richiesti per le finalità sopra indicate non vengono forniti potremmo non essere in grado di consentire al Dipendente di utilizzare l’App e/o di usufruire del servizio qualora tali dati risultino necessari per l’erogazione del servizio o per l’adempimento di un obbligo di legge.
- Cancellazione dell’account del Dipendente e conservazione dei Dati
Il Dipendente potrà in qualsiasi momento eliminare il suo account e ottenere la cancellazione dei Dati, salvo la loro conservazione risulti necessaria per adempiere un obbligo legale o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
I Dati trattati verranno conservati per i tempi previsti dalla normativa nel tempo applicabile e solo nei limiti di quanto strettamente necessario per le finalità perseguite di cui al paragrafo 3. I Dati sui contatti web non vengono conservati per più di pochi giorni.
- Modalità, logiche del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento è effettuato con modalità telematiche e/o su supporto cartaceo, anche con l’ausilio di mezzi elettronici e informatici, ed è svolto da FTX, da suoi dipendenti e/o collaboratori debitamente autorizzati e incaricati, e/o da terzi di cui FTX può avvalersi in qualità di responsabili del trattamento che, a loro volta possono avvalersi di sub-responsabili del trattamento appositamente nominati, per memorizzare, gestire e trasmettere i Dati stessi. Il trattamento dei Dati sarà effettuato nel rispetto del GDPR e della Normativa Privacy con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati e impedirne la divulgazione o l’uso non autorizzato, l’alterazione o la distruzione.
Le transazioni effettuate utilizzando strumenti di pagamento elettronici sono realizzate utilizzando direttamente la piattaforma del fornitore dei servizi di pagamento.
Le misure di sicurezza adottate da FTX non esimono il Dipendente dal prestare la necessaria attenzione all’utilizzo, ove richiesto, di password/PIN di complessità adeguata, che dovrà aggiornare periodicamente, soprattutto nel caso tema che le credenziali siano state violate/conosciute da terzi, nonché custodire con attenzione e rendere inaccessibili a terzi, al fine di evitarne usi impropri e non autorizzati. FTX non è responsabile per i danni derivanti da utilizzi non autorizzati della password/PIN da parte di soggetti terzi con cui il Dipendente ha condiviso tali credenziali.
- Cookies.
Un cookie è una breve stringa di testo che viene inviata al tuo browser e, eventualmente, salvata sul tuo computer (in alternativa sul tuo smartphone/tablet o qualunque altro strumento utilizzato per accedere ad Internet); tale invio si verifica generalmente ogni volta che visiti un Applicazione web.
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– cookie tecnici, essenziali per il corretto funzionamento dell’App, affinché l’Utente possa visualizzare correttamente i contenuti e fruire delle relative funzionalità e caratteristiche. Questi cookie non richiedono il consenso e non possono essere disabilitati.
– cookie analitici, che permettono di analizzare e misurare l’audience e il traffico dell’App e aiutano a capire come gli Utenti interagiscono con l’App. Quando le informazioni vengono analizzate in maniera aggregata in modo da non permettere l’identificazione dei singoli utenti, l’utilizzo di tali cookie non richiede il consenso ma i cookie possono essere disabilitati in ogni momento modificando le impostazioni dell’App e del dispositivo.
I cookie memorizzati sul tuo terminale non possono essere utilizzati per richiamare nessun dato dal tuo hard disk, trasmettere virus informatici o identificare ed utilizzare il tuo indirizzo e-mail. Ogni cookie è unico in relazione al browser e dispositivo da te utilizzati per accedere l’app di FTX In genere, la finalità dei cookie è migliorare il funzionamento del sito web e l’esperienza dell’utente nell’utilizzo dello stesso, anche se i cookie possono essere utilizzati per inviare messaggi pubblicitari (come di seguito specificato). Per maggiori informazioni su che cosa sono i cookie e come funzionano, puoi consultare il sito web “All about cookies” http://www.allaboutcookies.org.
- Ambito di comunicazione e trasferimento dei Dati.
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, FTX potrà comunicare e far trattare, in Italia e all’interno dello Spazio Economico Europeo, i Dati a soggetti terzi ad essa contrattualmente legati, laddove queste terze parti forniscono servizi su sua richiesta. Forniremo a queste terze parti solamente le informazioni necessarie a effettuare i servizi richiesti prendendo tutte le misure per tutelare i Dati.
FTX comunicherà i tuoi dati a soggetti terzi collocati al di fuori dello Spazio Economico Europeo soltanto quando tale trasferimento è conforme alla normativa applicabile e sono adottati meccanismi di trasferimento adeguati, in particolare rispetto alle misure di sicurezza elaborate dalla Commissione Europea. I Dati potranno essere comunicati ai competenti soggetti pubblici ed autorità per esigenze di adempimento ad obblighi normativi o per l’accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni dell’App nonché comunicati a, o allocati presso, soggetti terzi (in qualità di responsabili o, ove si tratti di fornitori di servizi di comunicazione elettronica, di autonomi titolari), che prestano servizi informatici e telematici (es.: servizi di hosting, di gestione e sviluppo di siti web) e di cui FTX si avvale per lo svolgimento di compiti ed attività di natura anche tecnica ed organizzativa strumentali al funzionamento dell’App.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano alternativamente come distinti Titolari del trattamento, in qualità di Responsabili all’uopo nominati da FTX o di Sub-Responsabili. Tra tali soggetti figura in particolare On Electric Charge Mobility S.r.l., nominata Responsabile del trattamento da FTX per la raccolta e il trattamento dei Dati necessari all’erogazione del servizio e i sub-responsabili dalla stessa incaricati nel rispetto dei limiti e dei requisiti imposti da FTX nell’atto di nomina a responsabile del trattamento.
I Dati potranno, inoltre, essere conosciuti dai dipendenti/consulenti di FTX che sono appositamente istruiti e nominati Incaricati del trattamento.
Le categorie dei destinatari ai quali i Dati possono essere comunicati sono disponibili rivolgendosi al DPO di FTX al seguente recapito: dpo.freetox@pec.autostrade.it
- Comunicazioni e applicazione dell’informativa
Qualsiasi comunicazione inviata dal Dipendente sarà incorporata nei sistemi di informazione di FTX.
Accettando le condizioni, i termini e le politiche del servizio e, in particolare, comunicando i Dati a FTX, il Dipendente accetta che FTX svolga le attività e/o azioni come descritte nella presente informativa, salvo venga da lui diversamente indicato al momento della stipula del contratto con FTX o successivamente.
- Diritti degli interessati
Il Dipendente potrà esercitare in ogni momento i diritti che gli sono riconosciuti dalla legge, tra cui il diritto di:
a) accedere ai Dati, ottenendo informazioni sulle finalità perseguite da parte del Titolare, sulle categorie di Dati trattati, sui destinatari cui gli stessi possono essere comunicati, sul periodo di conservazione applicabile, sull’esistenza di processi decisionali automatizzati;
b) ottenere senza ritardo la rettifica dei Dati inesatti che lo riguardano;
c) ottenere, nei casi previsti, la cancellazione dei suoi Dati;
d) ottenere la limitazione del trattamento o opporsi allo stesso, quando possibile;
e) richiedere la portabilità dei Dati che forniti a FTX, vale a dire di riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, anche per trasmetterli ad un altro titolare, nei limiti e con in vincoli previsti dall’art. 20 del GDPR.
Inoltre, potrà proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR.
I diritti sopra indicati possono essere esercitati su richiesta dell’Interessato con le modalità che gli verranno indicate rivolgendoti al DPO di FTX al seguente indirizzo: dpo.freetox@pec.autostrade.it.
L’uso dell’App da parte del Dipendente implica la piena conoscenza e accettazione del contenuto e delle indicazioni incluse in questa versione di informativa pubblicata da FTX sul l’App. FTX mantiene la presente informativa sulla privacy aggiornata e pertanto ti invita a consultarla regolarmente.
La presente informativa privacy è stata aggiornata il 15 settembre 2022